Когато става дума за календар, най-честата асоциация е време. Именно организирането на времето в краткосрочен и дългосрочен план би могло да подобри фокуса на работоспособността ни. Нека видим какви са принципите на календара и как да го накараме да ни партнира за формиране на полезни навици в работата ни. Да не забравяме, че това изисква много време, но и последователно прилагане.
Преглеждане на днешния график
Четенето на дневния график сутрин е изключително полезен навик, който отнема само няколко минутки, но спестява много време за последващата организация на работното време – бизнес срещи, разговори, конферентни връзки, публикации и т.н.
Преглеждане на утрешния график
В края на деня е желателно да погледнем към утрешните дейности, вписани в работния календар. Тази проактивна рамка със сигурност би улеснила и опреснила бъдещите ни ангажименти – допълнителни или реализирани задачии, корекции в часа за конферентна връзка и т.н.
Задаване на “Срещи със себе си”
Често при работата в онлайн среда се прилагат споделени календари, което ще рече, че може да резервираме много срещи и да се преуморим в даден момент. За да избегнем това, задаваме в календара си “Задача с висок приоритет” и се фокусираме върху важното за деня.
Предвиждане на “Време за пътуване”
Планиране на времето за придвижване от една среща към друга или от един офис до друг е също наложително. Техническото време е съществен елемент в графика за перфектно свършена работа.
Щрихиране на детайлите
При вписването на всички срещи в календара – лични и професионални – е желателно да отбелязваме подробностите за тях, за да избегнем пропуски, неточности, недоразумения или излишни главоболия. Това е важно правило за прогрес към полезните навици.
Вмъкване на подкрепяща информация
Отбелязването на подкрепяща информация, като телефонни номера, пълни собствени имена, физически адреси, пътни бележки, имейли, допълнителни лица за контакт и др. е идеален начин да увеличим дееспособността си.
Напомняне
Отнася се за дейности и задачи, които се повтарят – рожденни дни, срещи на екипа и т.н. За улеснение спокойно може да прехвърлим задълженията на календара той да помни вместо нас и буквално преди събитието да ни напомни важната информация.
Минимизиране на инструментариума
Понякога в стремежа си да улесним планирането на задачите, ние усложняваме живота си, защото се улисваме в експерименти. Използването на три-четири инструмента е достатъчно: Google Календар, Мениджър на задачи, Moleskine Notebook.
УСПЕХ!